Adjoint ou adjointe à la direction
Description du poste
L’organisation
Le Pavillon des arts et de la culture de Coaticook est un lieu de diffusion et un espace d’animation culturelle. Cet organisme sans but lucratif a pour mission de présenter des spectacles et de contribuer à la vie culturelle dans la région de Coaticook.
Description
La personne à ce poste appuie la direction générale dans l’ensemble de ses tâches incluant les activités liées à la gestion et au management des artistes. Elle voit au bon fonctionnement du secrétariat et collabore à une saine gestion de l’environnement de travail au sein du groupe. Elle apporte un soutien pour l’ensemble des activités du Pavillon des arts et de la culture de Coaticook en respectant la vision, les valeurs, les orientations et les différents projets du Pavillon.
Tâches et responsabilités
- Responsable de la billetterie.
- Répond aux appels téléphoniques et en assure le suivi.
- Prend connaissance des courriels et en assure le suivi ou la redistribution.
- Gère, filtre et répond aux correspondances courantes, aux questions et demandes de réunions adressées à la personne responsable ainsi qu’à la direction.
- Effectue le suivi des dossiers de programmation (contrats, matériel, etc.).
- Rédige différents documents et demandes en soutien à la direction.
- Collabore avec la direction pour les rapports et redditions.
- Assure la mise à jour des contacts.
- Assure la mise à jour du calendrier Outlook et en fait la vérification des activités.
- Travaille sur les mandats spécifiques demandés par la direction.
- Supporte l’ensemble des membres des autres départements dans leurs tâches.
- Effectue les tâches cléricales (photocopies, classement, approvisionnement en matériel de bureau, etc.).
- Tient à jour et fait le suivi du paiement des comptes et de la réception des paiements.
- Gère la petite caisse.
- Participe à différentes rencontres et comités pour lesquels sa participation est requise.
- Organise son poste de travail de manière adéquate pour être assistée en cas d’absence.
- S’acquitte de toutes autres tâches jugées essentielles par la direction générale afin de permettre l’atteinte des objectifs du Pavillon.
CONDITIONS D’EMPLOI
Poste permanent à temps plein : 35h/semaine;
Peut être amené à travailler de soir;
Salaire annuel : 36 000 $
Lieu de travail : Pavillon des arts et de la culture, 116, rue Wellington, Coaticook
Date d’entrée en poste : fin septembre 2022
Date limite pour déposer sa candidature: 11 septembre 2022
Nous tenons à remercier tous les candidats et candidates qui démontrent de l’intérêt pour ce poste. Cependant, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
COMMENT POSTULER
Faites parvenir votre lettre d’intention et votre curriculum vitæ à l’attention de la directrice générale, Marie Bombardier, à direction@pavillondesarts.qc.ca
Nos exigences
Formation générale
Diplôme d’Études collégiales en technique de bureautique et/ou toute autre combinaison de formation et d’expériences jugées équivalentes.
Expérience minimale requise
Expérience minimale de 2 années dans un poste comportant des responsabilités de service à la clientèle.
Connaissances particulières
- Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office et de l’internet
- Avoir une excellente maîtrise du français (rédaction et relations interpersonnelles) et de l’anglais 3/5
- Avoir une connaissance dans le domaine des arts et de la culture – atout
Exigences
Peut être amené à travailler le soir
Caractéristiques personnelles
- Sens de l’éthique
- Grand souci de maintenir l’image et la réputation de la corporation
- Haut niveau d’éthique et capacité à maintenir la stricte confidentialité en tout temps
- Gestion des priorités et respect des échéanciers parfois serrés
- Souplesse, proactivité, enthousiasme et capacité de travailler en équipe
- Souci du détail
- Bonnes habiletés en communication (tact et diplomatie)
- Flexibilité et polyvalence
- Intégrité